Studium przypadku · Usługi

Wypożyczalnia Kilhof Krnov: działanie 24/7 bez obecności właściciela

Od papierowego zeszytu do systemu rezerwacyjnego, który sam wystawia umowę i fakturę, paruje płatność i wysyła kod dostępu do kluczy.

120rezerwacji w pierwsze 3 miesiące
≈ 0anulacji – klienci rezerwują i płacą
24/7rezerwacje i przekazanie bez właściciela
2miesiące od zlecenia do uruchomienia

Stan wyjściowy

Rezerwacje zapisywano w papierowym zeszycie.
Faktury wystawiano ręcznie do każdej rezerwacji, a płatności pilnowano ręcznie.
Klient musiał dzwonić, żeby sprawdzić dostępność, umowy spisywano na papierze.
Kody dostępu do skrzynki z kluczami przekazywano osobiście lub wiadomością.
Właściciel spędzał nad papierami wieczory i weekendy, groziły podwójne rezerwacje.

Kluczowa decyzja

System zbudowaliśmy na zamówienie, a nie z gotowego rozwiązania rezerwacyjnego. Każda reguła – usunięcie nieopłaconej rezerwacji, wysłanie kodu, sparowanie płatności – jest jednoznaczna i możliwa do prześledzenia. To podstawa działania bez nadzoru człowieka.

Co zrobiliśmy

Rezerwacje online

Kalendarz dostępności w czasie rzeczywistym na komputerze, tablecie i telefonie.

Umowy i dokumenty

Umowa PDF i faktura zaliczkowa z płatnością QR od razu po rezerwacji.

Płatności

Integracja z Moneta Money Bank: płatność sama się paruje, przez Fakturoid wystawia się faktura końcowa, a rezerwacja zostaje potwierdzona.

Przekazanie bez ludzi

Na początku rezerwacji klient otrzymuje kod dostępu do skrzynki z kluczami i dokumentami.

Porządek

Nieopłacone rezerwacje same się anulują po ustalonym czasie.

Rozwój

Później doszło zbiorcze fakturowanie miesięczne dla stałych klientów, przedłużanie rezerwacji i zestawienie księgowe.

Widok:

Szczegóły techniczne, technologie i architektura

Widok techniczny

Własna aplikacja webowa w PHP, REST API i własna warstwa danych
Moneta Money Bank API – parowanie płatności w czasie rzeczywistym
Fakturoid API – automatyczne fakturowanie
Generowanie umów i faktur PDF, automatyczny mailing
Zadania harmonogramowane i zdarzenia (cron, event-driven)
Hosting na infrastrukturze PETER HOLDING, GA4, Search Console

Wyniki po trzech miesiącach

Klienci rezerwują wieczorem, w nocy i w weekend bez dzwonienia.
Umowy, faktury i parowanie płatności działają automatycznie.
System zastępuje pracę, która wymagałaby części etatu w administracji.

Inwestycja

Całkowita inwestycja: 74 400 CZK netto (ok. 3 000 €)
Obejmuje: analizę, projekt, rozwój, integrację banku i Fakturoid, automatyzacje, grafikę, hosting, SEO i zabezpieczenia
Czas realizacji: 2 miesiące
Zwrot: w pierwszym kwartale działania

Kolejne rozszerzenia zamawia się i fakturuje osobno, według potrzeb.

„Dostałem kilka poleceń na stronę, ale nigdy nie doszliśmy do porozumienia, bo większość pomysłów była niemożliwa. Na pierwszym spotkaniu z panem Peterem okazało się, że wszystko jest realne. Gdy system ruszył, byłem mile zaskoczony, jak można obsłużyć klientów także wieczorem, w nocy i w weekend. Nie spędzam już tyle czasu nad papierami i mogę zająć się innymi sprawami.”
Josef Kilhof, właściciel wypożyczalni Kilhof Krnov (tłumaczenie z czeskiego)