Prípadová štúdia · Služby

Požičovňa Kilhof Krnov: prevádzka 24/7 bez prítomnosti majiteľa

Od papierového denníka k rezervačnému systému, ktorý sám vystaví zmluvu, faktúru, spáruje platbu a pošle prístupový kód ku kľúčom.

120rezervácií za prvé 3 mesiace
≈ 0storien – zákazníci rezervujú a platia
24/7rezervácie aj odovzdanie bez majiteľa
2mesiace od zadania po spustenie

Východiskový stav

Rezervácie sa zapisovali do papierového denníka.
Faktúry sa vystavovali ručne ku každej rezervácii a platby sa strážili ručne.
Zákazník musel kvôli dostupnosti volať, zmluvy sa spisovali fyzicky.
Prístupové kódy ku schránke s kľúčmi sa odovzdávali osobne alebo správou.
Majiteľ trávil administratívou večery a víkendy, hrozili dvojité rezervácie.

Kľúčové rozhodnutie

Systém sme postavili na mieru, nie z hotového rezervačného riešenia. Každé pravidlo – zmazanie nezaplatenej rezervácie, odoslanie kódu, spárovanie platby – je jednoznačné a dohľadateľné. To je základ prevádzky bez ľudského dohľadu.

Čo sme urobili

Online rezervácie

Kalendár dostupnosti v reálnom čase pre počítač, tablet aj telefón.

Zmluvy a doklady

PDF zmluva a zálohová faktúra s QR platbou hneď po rezervácii.

Platby

Napojenie na Moneta Money Bank: platba sa sama spáruje, cez Fakturoid sa vystaví ostrá faktúra a rezervácia sa potvrdí.

Odovzdanie bez ľudí

Pri začatí rezervácie dostane zákazník prístupový kód ku schránke s kľúčmi a dokumentmi.

Upratovanie

Nezaplatené rezervácie sa po stanovenej lehote samy zrušia.

Rozvoj

Neskôr pribudla súhrnná mesačná fakturácia pre stálych klientov, predlžovanie rezervácií a účtovný prehľad.

Zobrazenie:

Technické detaily, technológie a architektúra

Technický pohľad

Vlastná webová aplikácia v PHP, REST API a vlastná dátová vrstva
Moneta Money Bank API – párovanie platieb v reálnom čase
Fakturoid API – automatická fakturácia
Generovanie PDF zmlúv a faktúr, automatický mailing
Plánované úlohy a udalosti (cron, event-driven)
Hosting na infraštruktúre PETER HOLDING, GA4, Search Console

Výsledky po troch mesiacoch

Zákazníci rezervujú večer, v noci aj cez víkend bez telefonovania.
Zmluvy, faktúry aj párovanie platieb prebiehajú automaticky.
Systém nahrádza prácu, ktorá by inak vyžadovala čiastočný úväzok administratívy.

Investícia

Celková investícia: 74 400 Kč bez DPH (cca 3 000 €)
Obsahuje: analýzu, návrh, vývoj, integráciu banky a Fakturoidu, automatizácie, grafiku, hosting, SEO a zabezpečenie
Doba realizácie: 2 mesiace
Návratnosť: počas prvého štvrťroka prevádzky

Ďalšie rozšírenia sa objednávajú a fakturujú samostatne podľa potreby.

„Dostal jsem několik tipů na web, ale nikdy domluva nedopadla, protože velká část myšlenek nebyla možná. Na první schůzce s panem Peterem jsem zjistil, že vše je reálné. Jakmile byl systém spuštěn, byl jsem mile překvapen, jak se dá vyhovět klientům i večer, v noci nebo o víkendu. Netrávím tolik času administrativou a mohu se věnovat dalším věcem.“
Josef Kilhof, majiteľ požičovne Kilhof Krnov (v origináli)