Případová studie · Služby

Půjčovna Kilhof Krnov: provoz 24/7 bez přítomnosti majitele

Od papírového deníku k rezervačnímu systému, který sám vystaví smlouvu, fakturu, spáruje platbu a pošle přístupový kód ke klíčům.

120rezervací za první 3 měsíce
≈ 0storen – zákazníci rezervují a platí
24/7rezervace i předání bez majitele
2měsíce od zadání po spuštění

Výchozí stav

Rezervace se zapisovaly do papírového deníku.
Faktury se vystavovaly ručně ke každé rezervaci a platby se hlídaly ručně.
Zákazník musel kvůli dostupnosti volat, smlouvy se sepisovaly fyzicky.
Přístupové kódy ke schránce s klíči se předávaly osobně nebo zprávou.
Majitel trávil administrativou večery a víkendy, hrozily dvojité rezervace.

Klíčové rozhodnutí

Systém jsme postavili na míru, ne z hotového rezervačního řešení. Každé pravidlo – smazání nezaplacené rezervace, odeslání kódu, spárování platby – je jednoznačné a dohledatelné. To je základ provozu bez lidského dohledu.

Co jsme udělali

Online rezervace

Kalendář dostupnosti v reálném čase pro počítač, tablet i telefon.

Smlouvy a doklady

PDF smlouva a zálohová faktura s QR platbou hned po rezervaci.

Platby

Napojení na Moneta Money Bank: platba se sama spáruje, vystaví se ostrá faktura přes Fakturoid a rezervace se potvrdí.

Předání bez lidí

Při zahájení rezervace dostane zákazník přístupový kód ke schránce s klíči a dokumenty.

Úklid

Nezaplacené rezervace se po stanovené lhůtě samy zruší.

Rozvoj

Později přibyla souhrnná měsíční fakturace pro stálé klienty, prodlužování rezervací a účetní přehled.

Zobrazení:

Technické detaily, technologie a architektura

Technický pohled

Vlastní webová aplikace v PHP, REST API a vlastní datová vrstva
Moneta Money Bank API – párování plateb v reálném čase
Fakturoid API – automatická fakturace
Generování PDF smluv a faktur, automatický mailing
Plánované úlohy a události (cron, event-driven)
Hosting na infrastruktuře PETER HOLDING, GA4, Search Console

Výsledky po třech měsících

Zákazníci rezervují večer, v noci i o víkendu bez telefonu.
Smlouvy, faktury i párování plateb probíhají automaticky.
Systém nahrazuje práci, která by jinak vyžadovala částečný úvazek administrativy.

Investice

Celková investice: 74 400 Kč bez DPH
Obsahuje: analýzu, návrh, vývoj, integraci banky a Fakturoidu, automatizace, grafiku, hosting, SEO a zabezpečení
Doba realizace: 2 měsíce
Návratnost: během prvního čtvrtletí provozu

Další rozšíření se objednávají a fakturují samostatně podle potřeby.

„Dostal jsem několik tipů na web, ale nikdy domluva nedopadla, protože velká část myšlenek nebyla možná. Na první schůzce s panem Peterem jsem zjistil, že vše je reálné. Jakmile byl systém spuštěn, byl jsem mile překvapen, jak se dá vyhovět klientům i večer, v noci nebo o víkendu. Netrávím tolik času administrativou a mohu se věnovat dalším věcem.“
Josef Kilhof, majitel půjčovny Kilhof Krnov