Automatizace procesů
Rutinu zvládne systém. Lidé se věnují práci, která vydělává.
Fakturace, párování plateb, stavy objednávek, smlouvy, upomínky a reporty. Automatizujeme to, co se opakuje každý den – i v noci a o víkendu.
„Faktury, platby a e-maily se dělají samy.“
Kde to dnes skřípe
- Faktury se vystavují ručně ke každé objednávce nebo rezervaci.
- Kontrola, kdo zaplatil, zabere každý týden hodiny.
- Smlouvy, protokoly a potvrzení se vyplňují ve Wordu.
- Report pro vedení skládá někdo ručně z několika tabulek.
Co se změní
Faktura se vystavuje ručně
Faktura s QR platbou odchází automaticky
Neuhrazené doklady se hlídají v Excelu
Systém spáruje platbu, potvrdí ji a neplatiče upozorní
Smlouva se vyplňuje ve Wordu
PDF smlouva se vygeneruje z objednávky
Report vzniká v pátek odpoledne
Report je připravený každé ráno
Jak to děláme
- 01
Najdeme opakující se práci
Spolu s lidmi, kteří ji dělají, spočítáme, kolik hodin týdně zabere a kde vznikají chyby.
- 02
Nastavíme pravidla
Každé automatické pravidlo je jednoznačné: kdy se spustí, co udělá a co se stane při chybě.
- 03
Automatizujeme po krocích
Začneme tím, co ušetří nejvíc času. Další kroky přidáváme podle výsledků.
- 04
Měříme
Ukážeme, kolik hodin a chyb automatizace skutečně ušetřila.
Technický pohled
Pro IT oddělení: na čem automatizace běží.
- Plánované úlohy (cron) a události spouštěné změnou dat
- Generování PDF dokumentů: smlouvy, faktury, protokoly
- Fakturace přes Fakturoid API nebo XML import do Pohody
- Párování plateb přes bankovní API a QR platby na dokladech
- Automatický mailing s šablonami a evidencí odeslání
- Auditní log každého automatického kroku
Orientační cena a délka (bez DPH)
Automatizace se vyplatí, když ušetří víc, než stojí. Spočítáme to s vámi předem.
Automatizace jednoho procesu (např. fakturace + párování plateb)
obvykle 2–4 týdny
od 22 000 Kč
Reference: kompletní automatizace půjčovny Kilhof
2 měsíce, návratnost do 3 měsíců
74 400 Kč bez DPH
Časté otázky
Které procesy má smysl automatizovat jako první?
Ty, které se opakují denně, mají jasná pravidla a dnes zaberou nejvíc hodin. Typicky fakturace, párování plateb a přepis objednávek.
Co když automatizace udělá chybu?
Každý krok se zapisuje a dá se zpětně dohledat. U citlivých kroků necháme poslední potvrzení na člověku.
Přijdou lidé o práci?
Ve firmách, kde jsme automatizovali, lidé přešli na práci, na kterou předtím nezbýval čas. Majitel Kilhofu například přestal trávit večery administrativou.
Související řešení
Máte podobnou situaci? Domluvme 30 minut.
Nejde o obchodní nabídku. Nejdřív potřebujeme pochopit, jak to u vás dnes funguje. Pak řekneme, co dává smysl řešit – a co ne.
Osobně kdekoli v Moravskoslezském kraji, jinak online.